成本控制历来就是餐饮企业管理的重中之重，也是难中之难。近一年来餐饮企业原材料价格持续上涨，给很多餐饮企业带来压力甚至是威胁。究竟该如何降低成本，保证餐饮企业的正常运转和盈利？武汉新海景酒店管理有限公司总经理官晓娥给我们讲述的经历可能对大家有所启发。
用软件把好采购关 用四个关键控制点堵住成本流失
武汉新海景酒店管理有限公司于2006年7月引进了一套“古鸿餐饮目标管理ERP系统”餐饮管理软件。选择之初，企业主要看中了该软件的两个优势：
第一，软件系统可以建立一个覆盖核心岗位人员工作质量量化、数据化的考核平台，从而形成企业内部“人人有指标，个个有考核”的量化考核体系；
第二，软件公司敢于在合同中明确承诺：新上系统三个月内，通过强化成本管理，确保企业4%的毛利提升，否则退款。
2006年年底，企业在系统的帮助下顺利达到了目标，而且在今年原材料成本大幅提升的情况下，企业的利润没有受到影响。如果说起个中缘由，我有很多感慨：是现代化的管理工具，让企业创造了最大效益，特别是在成本管理上，企业受益巨大。一直以来，成本管理都是餐饮企业的管理重点，每个企业在成本控制上都建立了一套看上去比较严密的工作流程，但是工作流程的重点不是工作的顺序，而是管理流程中的关键控制节点。所谓抓管理工作，实质上就是抓控制节点，特别是常规管理方式中容易出现问题的控制点。
那么具体而言，什么成本管理是控制点？控制点在哪里？武汉新海景酒店管理有限公司通过“古鸿餐饮目标管理ERP系统”，借助其设计的成本形成过程中的重点，提出了成本管理的四个关键控制点：
循环监督实现采购的追踪监控机制
案例一 ERP系统让管理更严谨古鸿系统，通过每份菜品的标准投料计算，提供了每种原材料每个月的理论用量和实际用量的比对，通过比对发现厨部物料耗用是否合理，以及物料的损益情况。但是不少时候，厨部的物料损益原因并不在厨部，而在采购，即供应商的送货质量。酒店运用系统软件后第一个月盘点就发现，根据系统提供的数据核算，牛蛙这个品种当月（根据销量计算的）理论用量为2900斤，实际用量是3200斤，亏损达300斤，亏损率10%，令人吃惊。厨师长当即把牛蛙作为重点原材料来追踪关注，加强每天早上的验收，亲自称重，发现并没有少送，厨师长猜测是供货商在牛蛙体内注水所致。但是现场破开，在牛蛙的肚子里并没有发现大量的水分，但是当天营业结束一统计，损益又达到了10%，损益到哪里去了呢？通过连续几天的细致跟踪，厨师长终于发现狡猾的供货商将水注入了牛蛙的腿里。
处理结果：对供应商罚款2万元。从案例看出，作为成本控制的第一步，把握原材料的进货关是多么的重要。一种原材料可以在一个月的时间里损失300斤，那么一年就是3600斤。按每斤10元的价格计算，一年的损失就是36000元。如果有两种、三种甚至更多的原材料像这样跑、冒、滴、漏，企业的损失是触目惊心的。像酒店推出的螃蟹节这类活动，在采购环节更要把好关。无论是从保护酒店品牌方面来说，还是从控制成本方面来讲，进货环节都是重中之重。
案例剖析 俗话说，“一人为私，多人为公”，循环监督是企业内部管控的关键所在，但是在中国这样一个人情化的社会，大家明哲保身，实现真正监督一直是很多企业的一个难点。没有一个严密的体系和明确的责任追问制度，监督就会束之高阁，形同虚设。更重要的是，如何确认监督人的被监督，监督人的监督失察如何能被迅速发现和不断追踪？新海景公司使用的工具可以说解决了传统企业管理上的这一难题。采购量评估该不该买，软件说了算案例二刚上系统软件不久的一天，临近营业结束的时候，厨师像往常一样上报第二天的采购计划，交给厨师长审核。要是以往的情况，厨师长只能凭脑袋粗略地看看，轻描淡写地问几个问题，就会审批同意。这天，厨师长将单子交给了文员，输入电脑，结果电脑上出现了一排红字报警—有一种原材料在企业的可用天数达到了253天，还在买进，超过40%品种的原材料采购计划都偏大，厨师长找来这个师傅，逐一查对，减核各相关项目数量，将采购的数量和金额都大大减小。至于可用253天的调料，原来是上一个师傅放置在一个角落，新来的师傅不知道，后来才找到。案例剖析 成本管理，从采购开始抓起，从该不该买抓起。在餐厅的工作中，不该买的东西买进来了，至少有三个大的危害：
第一，买进来的东西要付钱，买多了，财务付款的压力就会增大；
第二，买多了，货多了，加工难度大的边角余料就没人去利用，不知不觉浪费就增大了；
第三，买多了，用不完，只能放到冰箱里面，新鲜程度不同，口感就差远了。在现实的企业管理中，厨师从本位的角度出发，宁多勿少，减少麻烦。但是宁多勿少最终会给企业带来很大的问题，这套软件的电脑报警体系，比较好地解决了这个问题，也从根本上实现了厨师长审核采购计划审什么、怎么审的问题，解决了厨师长把计划审核从“选修课”变成“必修课”，这个长期困惑企业的问题。价格管理两道锁把好一道关采购一直是餐饮企业中一个非常辛苦又特别敏感的工作，一方面来说，企业的采购员都是老板非常信任的亲戚、朋友，是“自己人”；但另一方面从企业管理的角度来说，没有“自己人”这个概念，管理肯定是从不信任开始的，因此采购价格的管理，也一直是企业的一个老大难问题，甚至出现了不少企业在采购员管理上，变成“掉在灰堆里的豆腐—打打不得，摸摸不得”，究竟如何实现采购的价格管理呢？对此，该系统软件提供了一个“双锁机制”：第一道锁，“最高限价”，超过最高价，电脑不允许输入（输入不进去，跟仓库保管说好话也不行），不能打电脑单，就不能进行供应商付款，这样把超出每周或者每旬定价的产品，或者因为员工输入错误，价格过高的产品，一刀切砍下来；第二道锁，“最新均价”，系统随时计算出各种物料历次采购后的累积最新平均价，并且实现该价格与今天采购价的自动比对，一旦超过最新平均价，系统将自动出现红字报警，对采购员、物料输单员、内部核算员、财务总监、总经理和董事长报警，这样形成对采购价格的六重监督。这也正如一位老板说的：保护员工最好的办法，就是不给他犯错误的机会，而不是秋后算账。计划管理看透供应商的新猫腻案例三进入2007年，餐饮原材料的物价如脱缰野马，一路狂奔，企业经营的压力也在迅速增大。
8月份的一天，我发现了一个非常重要的现象：在连续一周的收料数额中，有些物料供应商每天送货量越送越多，最终远远超出计划，导致前厅急推该菜；而另外一些物料则越送越少，以至最终沽清，影响到企业生产和前厅点菜，为什么会出现这种情况呢？供应商当然理由多多，其他人也觉得很可以理解，但是作为总经理，我并没有放过这个现象，决定查个明白。我将有代表性的多送和少送的物料列出清单，开始组织财务经理等人有计划地对市场价格进行调查，终于发现了其中原委：由于企业与供应商采用的是每旬定价制，确定后价格不变，所以，越送越多的是市场价格在波动中下降的物料，越送越少的则正好相反，是价格逐步上抬的原材料。这样，供应商通过采购数量的变动实现了他自身企业利益的最大化。从此之后，企业对软件系统中的采购计划管理模块更加重视，将超计划、不足计划作为对供应商考核的重要内容，逐步扭转了企业管理在这个方面存在的漏洞。案例剖析 俗话说：“从南京到北京，买的没有卖的精”，供应商只经营为数不多的产品，每天都在算计如何获得更大的利益，这一点本无可厚非。但是采购数量如此波动，实质上已经在干扰餐饮企业的正常营运，而且多数企业还浑然不知，企业的利润实际上在原材料的价格波动中受到双重伤害，这可能也是企业目前成本控制难的一个深层次因素。应该说，这种伤害在全国的很多餐饮企业中可能还在每天发生着，值得关注。计划管理、计划执行，是解决这个问题的法宝，但是如果没有一个比较完善的自动化管理系统，依靠人的记忆和经验，是很难管出效果的，这也体现了这一工具的一个长处。
ERP工具帮你把好采购关
点 评：工具是生产力水平的标志！要提高企业管理的水平，首先要思考的是企业的管理工具，多年来餐饮企业管理一直采用粗放式管理，凭借管理团队成员在原来企业积累的有限的工作经验来应对企业的各类问题。但越来越多的企业和职业经理人都已感觉到力不从心，管理要提质，首先要在工具升级上下功夫，但是新型的工具在哪里？有没有科学、高效、实用的管理工具？武汉新海景酒店管理公司应用的“古鸿餐饮目标管理ERP系统”，相信对于今天正在寻找这一工具的企业有很大帮助。 ERP系统让管理更轻松