一次投入5万 年省12万
—— 人事管理软件在上海花园酒店的应用
以前做人力资源管理需要6人，手忙脚乱。现在只需要3人，却能轻松自如且管理高效
张乐是上海花园酒店的人力资源主管，平时她的工作包含了招工、退工、员工考核、合同管理、考勤、工资等所有人力资源方面的工作，事情繁琐而要求细致。她说，以前他们部门6个人负责计算、考核酒店900多名员工的业绩，并按照考核发放工资和奖金，每个月都非常紧张，还容易出错或者延时，但采用了一套人事管理软件后，不仅节省了3个人力，还定时、准确无误地算出工资和奖金来。她说，没有一个强大的人力资源管理系统，酒店管理层的决策将只能依据一些简单的报表。而改变这一状况，必须选用一套既有国际化管理理念，又能够满足中国特殊的人力资源管理环境的人力资源软件系统。传统管理费时费力花园酒店是上海老牌的五星级酒店之一，位于上海市中心原法国俱乐部旧址，毗邻繁华的淮海中路，拥有近三万平方米的花园，由原法国俱乐部巴洛克老式建筑与新建的33层主楼珠联璧合而成，是一个集古典高雅与豪华舒适于一体的五星级宾馆。
酒店拥有500套客房，多个西餐厅、咖啡厅、中餐厅、日餐厅和酒吧，在酒店中工作的员工有900多名。花费5万元引进人事管理软件后，负责人力资源工作的，从以前的6个人减少到现在的3个人，每个人的工资按照年薪4万元（上海正常财务工资标准），一年下来节省了12万元。
“以前我们的人力资源管理工作主要靠手工和EXCEL表格来做，工作量大，而且大都是重复劳动。我们经常需要半个月的时间才能把考勤情况做完统计，而薪资的计算也需要10来天左右，因此可以说是忙完了考勤，忙工资，忙完了工资又要开始忙考勤了。有时候事情多，我们经常是把工作带回家去做。”张乐介绍。据了解，1993年花园酒店也开始开发使用人力资源的管理软件，但只做了工资模块和一些较简单的人事资料，不具备丰富的统计功能，只能做单纯的记录，因此酒店人力资源部门的工作量还是非常大。因此，选用一套既有国际化管理理念，又能够满足中国特殊的人力资源管理环境的人力资源软件系统就被提上了日程。人事管理软件提高效率最初，酒店准备对人事软件进行升级改造，实现酒店人力资源管理的现代化时，对一些相关的软件公司作了很多的调研。通过调研我们发现，有些定制开发的产品无论是成本，还是风险度都相对较高，而规模公司的成熟产品则可以避免这些情况。酒店和多家软件企业接触和比较下来，无论在产品的功能模块、成熟度，系统的设计理念，还是售后服务上，“金蝶”品牌都与花园酒店更加“投缘”。经过一番权衡后，金蝶的一套人事管理软件入主花园店，4个月后，完成系统实施，酒店开始运用信息手段管理人力资源。这套人事管理软件将花园酒店繁琐的考勤、薪资和培训管理变得异常轻松，效率成倍提高。事务性工作逐步地被金蝶的系统所取代，酒店的人力资源管理真正进入了信息化时代。考勤、薪资、培训的管理E化在酒店行业中，考勤制度往往非常复杂。
据了解，在花园酒店的中、西、日餐厅、咖啡厅、酒吧中都有着各自不同的考勤制度。“因为有的餐厅可能需要供应早餐，它的考勤就要从早上五六点钟开始，而有的餐厅如果不供应，它可能只需要从上午十点或十一点开始。而且，就算在同一个餐厅中，不同职务的员工也会有不同的考勤要求。因此，在我们酒店里如果把所有的考勤方式加起来至少有上百种。”张乐介绍，“另外，由于时间的变化，这些考勤制度还需要经常做调整。”以前这些繁琐的数据从统计、输入到计算经常要耗去人力资源部门一大半的时间。而现在，在实施金蝶的考勤管理模块后，花园酒店的人力资源部门只需要将各个部门提交上来的、存有考勤数据的软盘插入电脑，数据就可以自动导入系统。在设置条件后，系统可以根据要求进行考勤数据的计算。“原先很多用人工计算的考勤工作，现在非常快捷地就做完了，大大节省了劳动力。” 之前占去人力资源部门另一大块工作时间的是薪资的计算。
花园酒店有600多名正式工和300多名劳务工、计时工、实习工等，这都要求系统在进行薪资计算时采取不同的计算方式。薪资是员工最关心的信息之一，不能出一点差错。在以前手工加EXCEL时期，计算数量如此庞大的薪资数据要耗费人力资源部门大量的时间和精力。但现在，只要在薪资管理模块中设定不同的工资、补贴、奖金计算公式，系统就可以自动而精确地计算出酒店所有员工的薪资。花园酒店是日资企业，与其它同级别的酒店相比，它在人员培训方面的要求更多。为此软件系统提供了符合花园酒店实际需求的培训管理模块。现在的培训管理模块包括培训审批、培训活动安排、培训总结安排和培训报表等功能。根据酒店外语培训和考试的需求，软件在培训管理模块中增加了多种查询方式，可以按照部门、考试日期以及参加培训者的星点数等条件来查询个人、部门及全酒店当前的外语水平现状。“用这个系统查询起来非常方便，而且，员工的信息也收集得很完整。如果人力资源部门需要对员工的一些情况做修改也非常便捷。”
酒店成功实施人事管理软件后，张乐感觉到了工作内容的变化：“我们现在的事务性工作已经逐步地被金蝶的系统所取代，人力资源的管理真正进入了信息时代。”实现人力资源管理的E化，将帮助人事经理们成功转变角色，为企业提供优化的，甚至是创新的人力资源服务。软件优化管理现在，花园酒店的人力资源管理人员有了更多的精力和时间去为酒店做更具价值的人力资源服务，为酒店招聘优秀新员工就是其中一项。据了解，花园酒店只招聘应届毕业生，许多学校的酒店专业都与花园酒店建立了长期的联系，应届毕业生都会通过固定的渠道到花园酒店来面试。前几年，学生资源一直比较充足，但近几年，上海的高档酒店越来越多，其中也不乏许多与花园酒店一样的五星级酒店。酒店招聘新员工的竞争就变得非常激烈。在以前，人力资源部门经常疲于做考勤和薪资的计算，在招聘新员工方面能够调动的时间和精力比较有限。而现在一方面有了更多精力投入新员工招聘，另一方面，这套软件系统、详细地记录应聘者的情况，使人力资源部门能对招聘者的信息了然于心，这都为花园酒店招聘到更多、更优秀的新员工创造了条件。